У закупівлі свіжозрізаних квітів важливим є не тільки правильне формулювання замовлення, але й час його подачі, реальна наявність продукції та етап, на якому знаходиться закупівля.

Квіти не закуповуються із єдиного складського залишку. Частину асортименту можна заздалегідь підтвердити у плантацій, частину придбати з поточних пропозицій на відкритому ринку. Тому одне замовлення формується протягом кількох днів: спочатку визначаються можливості виробників, потім відсутні позиції закриваються в міру появи доступного товару.

Час розміщення замовлення - частина самої закупівлі. Чим раніше сформовані вимоги та розставлені пріоритети, тим більше можливостей залишається для пошуку потрібного асортименту, вибору між пропозиціями та коригування замовлення до дати виходу квітів із плантацій.

Графік закупівлі та розміщення замовлення

Графік закупівлі залежить від режиму плантацій. У стандартному режимі відділи продажів працюють у будні, тому основна закупівля проводиться з понеділка до п'ятниці. У святкові періоди частина плантацій організує продажі також у вихідні - тоді закупівля можлива і в суботу-неділю.

Доставка організується в узгоджений аеропорт до заздалегідь обумовленої дати. Для планової закупівлі замовлення рекомендується розміщувати приблизно за тиждень до дати виходу квітів з плантацій. Це орієнтир, а не обов'язковий мінімум: оптимальний термін залежить від напрямку, розкладу авіарейсів, маршруту, обсягу замовлення та вимог до доставки. Менеджери наперед орієнтують клієнта щодо термінів.

Якщо потрібні позиції доступні на ринку у потрібній кількості, та на балансі клієнта достатньо коштів, можлива дуже швидка відправка. Наприклад:

• п'ятниця: закупівля квітів у плантацій
• п'ятниця ввечері: доставка коробок у транспортне агентство
• субота вранці: виліт
• неділя по обіді: прибуття в Амстердам

Це мінімально можливий термін за одночасного виконання декількох умов: асортимент доступний у потрібній кількості, плантації можуть доставити його до транспортного агентства того ж дня, а розклад/бронювання місць на авіарейсах дозволяє такий маршрут. Якщо вільного товару мало, замовлення велике чи за окремими позиціями є дефіцит — оперативне відправлення неможливе або можливе лише частково.

Швидкість доставки залежить не тільки від логістики: насамперед потрібно фізично зібрати асортимент на ринку. Тому терміни закупівлі та терміни транспортування не можна розглядати окремо один від одного.

Як формується та коригується замовлення

Клієнт розміщує замовлення із зазначенням сортів, довжин та кількостей. Плантаціям надсилаються запити і вони повідомляють, які позиції можуть підготувати, в якій кількості, довжинах і за якою ціною. Підтвердження не завжди повне: одна позиція підтверджується цілком, інша - частково, третя може не опинитися в потрібних параметрах - тоді вона переходить у подальший пошук.

Процес виглядає таким чином:

замовлення клієнта → запити плантаціям → попередні підтвердження → пошук позицій, що не вистачає, на відкритому ринку → фінальна комплектація → доставка

Раннє розміщення замовлення дозволяє розпочати роботу з плантаціями до активної закупівлі вільного асортименту. Це особливо важливо для позицій з високим попитом, обмеженим виробництвом чи нестандартними параметрами. Попереднє підтвердження не означає, що все замовлення остаточно сформоване: частина позицій може залишатися відкритою до появи товару на ринку.

Після попередніх підтверджень, замовлення стає робочим інструментом, який коригується в залежності від стану ринку. Клієнт, який хоче брати активну участь у комплектуванні, може:

• перевіряти статус замовлення на сайті
• розміщувати додаткові замовлення
• уточнювати ринкову ситуацію у менеджерів
• відкривати можливі заміни
• приймати рішення щодо незакуплених позицій
• за необхідності послаблювати обмеження за довжиною, плантаціями або стоп-цінам.

Активна участь клієнта не є обов'язковою умовою ефективної закупівлі: якщо пріоритети, допустимі заміни та цінові обмеження визначені заздалегідь, команда Daoflowers самостійно приймає оперативні рішення в заданих рамках.

Не кожна незакрита позиція є проблемою. Нестача окремих позицій може мати стратегічний характер. Наприклад, проста позиція свідомо залишається незакупленою, щоб пізніше за її рахунок придбати дефіцитний сорт. Закупівля - це не тільки послідовне закриття всіх позицій замовлення, а й управління пріоритетами в умовах мінливих цін та різної доступності сортів.

Відкритий ринок та щоденна закупівля

Попереднє замовлення та відкритий ринок - дві частини єдиного закупівельного процесу, і кожен механізм виконує свою функцію:

Попереднє замовлення - планування необхідних та обмежених позицій, максимум передбачуваності.

Відкритий ринок - використання поточної наявності та нових пропозицій плантацій.

Щоденна комунікація - своєчасне коригування замовлення та інформування клієнта про нові можливості.

Плантації щодня передають інформацію про вільний асортимент. Система Daoflowers зіставляє ці пропозиції із замовленнями у роботі та використовує відповідні позиції для їх комплектації; якщо товар не потрібний для поточних замовлень, він потрапляє на торговий майданчик Daoflowers (доступний для авторизованих користувачів).

Крім реагування на зміни за вже замовленими позиціями, Daoflowers щодня моніторить нові пропозиції - нові сорти, цікаві лімітовані позиції, привабливі ціни і повідомляє про них клієнта, навіть якщо така позиція не була зазначена у замовленні. Саме такі сповіщення нерідко дозволяють доповнити замовлення цікавою новинкою.

Щоденні пропозиції постійно змінюються, тому їх наявність не можна розглядати як фіксований залишок: товар може бути куплений іншим клієнтом, плантація – скоригувати обсяг, пропозиція – стати недоступною протягом дня.

Коли з'являються пропозиції на нашому торговому майданчику

• Кенія: орієнтовно 9:00-13:00 за кенійським часом
• Еквадор і Колумбія: орієнтовно 7:00–11:00 за еквадорським/колумбійським часом (тобто приблизно на 5 годин пізніше кенійського потоку).

Це орієнтир, а не фіксований розклад: час появи визначається тим, коли плантація передає інформацію про наявність. Протягом дня може змінюватись асортимент, обсяги, ціни. Відкритий ринок правильніше розглядати не як одноразовий момент оновлення, а як динамічний потік пропозицій протягом дня.

Не весь асортимент доступний на відкритому ринку

Асортимент відкритого ринку є широким, але не всі позиції доступні для оперативної закупівлі. Все залежить від виробничих планів, сезону та обсягів. Може вимагати додаткового часу для підготовки.

Через попереднє замовлення рекомендується планувати:

• гортензії з Колумбії
• окремі позиції з Ефіопії
• екзотичні квіти з Південної Африки
• сезонні півонії з Чилі
• більшість специфічних фарбованих позицій.

Межа між замовленням і вільним асортиментом не абсолютна: наприклад, троянда Blue Mondial іноді з'являється серед щоденних пропозицій, але регулярну наявність більшості нестандартних фарбованих позицій на відкритому ринку гарантувати не можна. Якщо така позиція є обов'язковою для замовлення, її варто включити в замовлення, що дає можливість заздалегідь зарезервувати обсяг з плантаціями.

Саме на цьому прикладі помітна різниця між наявністю товару сьогодні та можливістю планувати його закупівлю до конкретної дати. Відкритий ринок дозволяє купити позицію коли вона з'явилася, але не гарантує, що вона з'явиться тоді, коли потрібна клієнту.

---

Замовлення задає напрямок закупівлі, а щоденний моніторинг ринку та комунікація з клієнтом та плантаціями дозволяють остаточно сформувати його з урахуванням реальної наявності та можливостей ринку.